1. Objeto
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los principios, finalidades, procedimientos y medidas generales aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, consultados, actualizados, transmitidos, compartidos o suprimidos por Toklip durante el desarrollo de sus actividades.
Su finalidad es informar de manera clara a clientes, técnicos, profesionales, solicitantes, proveedores, usuarios, visitantes del sitio web y demás titulares sobre la forma en que Toklip tratará sus datos personales y sobre los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.
Toklip procurará que el tratamiento de la información sea adecuado, pertinente y limitado a las finalidades legítimas, necesarias y previamente informadas.
2. Identificación del responsable del tratamiento
Para efectos de la presente Política, Toklip opera actualmente bajo la responsabilidad de Jose Einer Gallego Gutierrez, identificado con NIT 16.687390-4, con domicilio en Candelaria, Valle del Cauca.
Nombre comercial: Toklip
Dirección: Calle 19 A # 14-04 Ciudadela Victoria, Candelaria, Valle del Cauca
Correo electrónico para protección de datos: soporte@toklip.com
Teléfono: 310 411 2082
Sitio web: Toklip.com
Cuando se produzca una modificación en la persona responsable, estructura jurídica, razón social o datos de contacto de Toklip, la presente Política será actualizada y los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares conforme a las disposiciones aplicables.
3. Alcance
Esta Política será aplicable a los datos personales tratados por Toklip en medios físicos, digitales o electrónicos y a las bases de datos, archivos, formularios, comunicaciones, evidencias y registros relacionados con su operación.
Será aplicable, entre otros, a información correspondiente a:
- Clientes y potenciales clientes.
- Técnicos y profesionales.
- Personas que soliciten vinculación a la Red Toklip.
- Proveedores, aliados y terceros relacionados con la operación.
- Personas que realicen consultas, peticiones o reclamaciones.
- Usuarios del sitio web.
- Personas relacionadas con los servicios gestionados mediante Toklip.
- Terceros cuya información pueda aparecer legítima o incidentalmente en evidencias relacionadas con un servicio.
Las personas que, por razón de sus funciones o actividades, tengan acceso a datos personales administrados por Toklip deberán actuar de acuerdo con esta Política y guardar la debida confidencialidad.
4. Marco normativo
La presente Política se adopta principalmente de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales.
Toklip interpretará y aplicará esta Política procurando garantizar los derechos de los titulares y el cumplimiento de las obligaciones que correspondan al responsable y a los encargados del tratamiento.
5. Definiciones
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato público: información que, de acuerdo con la legislación aplicable, tiene naturaleza pública.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, consulta, circulación, actualización o supresión.
Transferencia: envío de datos personales a un receptor que actúa como responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia, cuando resulte legalmente procedente.
Transmisión: tratamiento de datos personales realizado por un encargado por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.
6. Principios aplicables al tratamiento
Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a las disposiciones aplicables.
Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas y previamente informadas.
Libertad: salvo las excepciones legales, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada del titular.
Veracidad o calidad: la información deberá procurar ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia y tratamiento de sus datos.
Acceso y circulación restringida: los datos personales serán conocidos únicamente por personas autorizadas o cuando exista fundamento legal.
Seguridad: Toklip procurará adoptar medidas razonables destinadas a evitar pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán guardar reserva sobre la información personal.
Necesidad y proporcionalidad: Toklip procurará recolectar únicamente los datos razonablemente necesarios para las finalidades informadas.
7. Categorías de titulares
7.1 Clientes
Personas que soliciten, evalúen, contraten o reciban servicios gestionados mediante Toklip.
7.2 Técnicos y profesionales
Personas que soliciten vinculación o formen parte de la Red de Técnicos y Profesionales Toklip.
7.3 Proveedores, aliados y terceros
Personas naturales relacionadas con actividades administrativas, tecnológicas, operativas, comerciales, documentales o de apoyo necesarias para el funcionamiento de Toklip.
7.4 Usuarios y solicitantes de información
Personas que visiten el sitio web, se comuniquen con Toklip o formulen consultas, peticiones o reclamaciones.
8. Datos personales que podrá tratar Toklip
Dependiendo de la relación existente con el titular y de la finalidad aplicable, Toklip podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de información:
8.1 Datos de identificación
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad.
- Firma, cuando corresponda.
- Ciudad o municipio.
8.2 Datos de contacto
- Número telefónico.
- WhatsApp.
- Correo electrónico.
- Dirección relacionada con el servicio.
- Ciudad o zona de cobertura.
8.3 Información de técnicos y profesionales
- Especialidad u oficio.
- Servicios ofrecidos.
- Experiencia y formación.
- Referencias.
- Certificados, licencias, matrículas profesionales y autorizaciones.
- Documentos exigidos según el nivel de riesgo.
- Disponibilidad y zona de cobertura.
- Historial operativo y de desempeño.
8.4 Información relacionada con servicios
- Descripción de la solicitud.
- Dirección de ejecución.
- Presupuestos y diagnósticos.
- Fotografías, videos y demás evidencias.
- Materiales y repuestos.
- Comunicaciones.
- Observaciones, garantías, correcciones y reclamaciones.
- Registros de conformidad.
8.5 Información económica y administrativa
- Presupuestos y valores de servicios.
- Pagos y avances.
- Comisiones y descuentos.
- Devoluciones y saldos.
- Cuentas de cobro y facturación.
- Datos necesarios para realizar pagos al técnico o profesional.
- Soportes asociados a las operaciones.
8.6 Información tecnológica y de trazabilidad
- Fecha y hora de formularios.
- Aceptaciones y autorizaciones.
- Versiones de documentos aceptados.
- Canal utilizado.
- Registros técnicos razonablemente necesarios para seguridad, prevención de fraude y trazabilidad.
- Comunicaciones relacionadas con solicitudes y servicios.
9. Datos sensibles
Toklip no tendrá como finalidad ordinaria recolectar datos sensibles. Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar información de esta naturaleza, Toklip informará previamente la naturaleza sensible del dato, la finalidad específica, el carácter facultativo de suministrarlo cuando resulte aplicable y los derechos del titular.
Toklip procurará evitar la recolección innecesaria de información relacionada con salud, religión, orientación política, orientación sexual, datos biométricos u otras categorías sensibles que no sean necesarias para la finalidad correspondiente.
10. Datos de niños, niñas y adolescentes
Toklip no dirige sus procesos de registro de clientes ni de vinculación de técnicos o profesionales a menores de edad. Los registros y solicitudes que impliquen asumir obligaciones relacionadas con servicios deberán ser realizados por personas con capacidad legal suficiente.
Cuando datos de niños, niñas o adolescentes aparezcan incidentalmente en fotografías, videos u otras evidencias, Toklip y los técnicos deberán procurar evitar su captura, limitar su uso y proteger especialmente su información. Cualquier tratamiento que excepcionalmente resulte necesario deberá respetar el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y los requisitos legales aplicables.
11. Finalidades del tratamiento de datos de clientes
Los datos personales de clientes podrán ser tratados para:
- Registrar solicitudes de servicio.
- Identificar y contactar al solicitante.
- Comprender la necesidad informada y ubicar el lugar donde se requiere atención.
- Buscar técnicos o profesionales compatibles.
- Compartir con el técnico seleccionado la información necesaria para gestionar el servicio.
- Coordinar visitas y diagnósticos.
- Gestionar presupuestos y registrar su aceptación o rechazo.
- Coordinar el inicio, ejecución y entrega del servicio.
- Gestionar pagos, devoluciones y soportes cuando corresponda.
- Solicitar y conservar evidencias relacionadas con el servicio.
- Realizar seguimiento y verificar la entrega o conformidad.
- Gestionar observaciones, garantías y correcciones.
- Resolver reclamaciones.
- Prevenir fraude, suplantación o uso indebido.
- Mantener trazabilidad de las actuaciones.
- Atender consultas y requerimientos.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Defender derechos e intereses legítimos dentro de procedimientos administrativos o judiciales cuando resulte necesario.
Los datos del cliente no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas previamente informadas sin contar con una autorización adicional o con otra habilitación legal aplicable.
12. Finalidades del tratamiento de técnicos y profesionales
Los datos de técnicos y profesionales podrán ser tratados para:
- Gestionar solicitudes de vinculación.
- Identificar al solicitante y confirmar datos de contacto.
- Revisar la información suministrada, experiencia y especialidades.
- Revisar documentos y referencias cuando corresponda.
- Clasificar los servicios según nivel de riesgo.
- Desarrollar procesos de evaluación, verificación y activación.
- Mantener y actualizar el perfil.
- Comunicar oportunidades compatibles.
- Facilitar la coordinación con clientes.
- Gestionar presupuestos y servicios.
- Gestionar pagos y comisiones.
- Solicitar evidencias y realizar seguimiento.
- Registrar calificaciones, observaciones y desempeño.
- Gestionar garantías y correcciones.
- Revisar incidentes o posibles irregularidades.
- Prevenir fraude y suplantación.
- Gestionar suspensiones, reactivaciones o terminaciones.
- Cumplir obligaciones legales, tributarias, administrativas o judiciales.
- Conservar trazabilidad sobre servicios gestionados.
Las finalidades anteriores serán interpretadas conjuntamente con las Condiciones de Vinculación a la Red de Técnicos y Profesionales Toklip.
13. Datos relacionados con pagos
Toklip podrá tratar los datos razonablemente necesarios para registrar y gestionar operaciones económicas relacionadas con los servicios. Esta información podrá comprender datos de identificación del titular de una cuenta, entidad financiera, tipo y número de cuenta o información equivalente necesaria para realizar pagos.
Toklip procurará limitar el acceso a esta información y no deberá utilizarla para finalidades ajenas al servicio, pago, control, seguridad, contabilidad o cumplimiento legal.
Cuando intervengan entidades financieras, proveedores tecnológicos o plataformas de pago, el tratamiento realizado directamente por dichos terceros podrá encontrarse adicionalmente sujeto a sus propias condiciones y políticas de privacidad.
14. Fotografías, videos y evidencias
Las fotografías, videos y demás evidencias obtenidas en relación con un servicio deberán limitarse a lo razonablemente necesario para documentar condiciones iniciales, sustentar diagnósticos, registrar avances, verificar actividades, gestionar pagos, confirmar terminación, atender observaciones, tramitar garantías o reclamaciones, prevenir fraude y proteger los derechos de las partes.
La autorización para documentar un servicio con fines operativos no constituye autorización automática para publicar imágenes en redes sociales, publicidad, portafolios o medios de difusión.
Los técnicos y demás participantes deberán procurar evitar la captura innecesaria de rostros, menores, documentos personales, objetos privados, información financiera, claves, códigos de seguridad o espacios no relacionados con el servicio.
15. Entrega de información a técnicos y profesionales
Toklip podrá compartir con un técnico o profesional seleccionado únicamente los datos del cliente que resulten razonablemente necesarios para evaluar, coordinar, cotizar, ejecutar, entregar o atender una garantía relacionada con el servicio.
Los datos recibidos deberán utilizarse exclusivamente para la oportunidad correspondiente. El técnico o profesional no podrá utilizarlos para publicidad propia no autorizada, contactos personales, incorporación a bases comerciales, venta o entrega a terceros, captación directa destinada a eludir los procedimientos de Toklip, publicaciones en redes sociales o cualquier finalidad diferente del servicio autorizado.
La obligación de confidencialidad continuará aun después de finalizar la oportunidad o la vinculación.
16. Proveedores tecnológicos y encargados del tratamiento
Para desarrollar su operación, Toklip podrá utilizar proveedores de alojamiento web, correo electrónico, mensajería, almacenamiento, formularios, bases de datos, herramientas de productividad, seguridad informática, procesamiento o gestión de pagos, comunicaciones y otros servicios tecnológicos necesarios.
Cuando dichos proveedores actúen como encargados del tratamiento por cuenta de Toklip, deberán tratar la información dentro del alcance autorizado y conforme a las obligaciones aplicables. Toklip procurará seleccionar proveedores que ofrezcan condiciones razonables de seguridad y confidencialidad.
17. Transferencia y transmisión de datos personales
Toklip podrá transmitir datos personales a proveedores que actúen por su cuenta cuando ello resulte necesario para la prestación de servicios tecnológicos, administrativos, operativos o de soporte.
Cuando una transferencia o transmisión implique tratamiento fuera de Colombia, Toklip aplicará los requisitos, excepciones, contratos u otros mecanismos previstos por la normativa colombiana de protección de datos personales.
La entrega de información a autoridades competentes podrá efectuarse cuando exista un deber legal, orden válida o fundamento jurídico que lo permita.
18. Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, entre ellos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar la supresión de información y/o revocar la autorización cuando resulte procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles cuando su respuesta sea facultativa.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado, cuando corresponda, el trámite de consulta o reclamo ante Toklip.
19. Deberes de Toklip
En su calidad de responsable del tratamiento, Toklip deberá cumplir los deberes aplicables y, entre ellos:
- Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de las autorizaciones cuando sean necesarias.
- Informar las finalidades del tratamiento.
- Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
- Actualizar y rectificar la información cuando corresponda.
- Exigir a los encargados respeto por las condiciones del tratamiento.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
- Respetar la confidencialidad.
- Limitar el tratamiento a las finalidades autorizadas o legalmente permitidas.
- Conservar información únicamente durante el período necesario o legalmente exigible.
- Informar cambios sustanciales de esta Política cuando corresponda.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, en los casos previstos por la ley.
- Cooperar con las autoridades competentes.
20. Autorización para el tratamiento
Cuando la autorización resulte necesaria, Toklip deberá solicitarla antes o, a más tardar, al momento de recolectar los datos personales.
La autorización deberá permitir al titular conocer quién es el responsable, las finalidades aplicables, sus derechos y los canales disponibles para ejercerlos, así como el lugar donde puede consultar esta Política.
La autorización podrá obtenerse por escrito, por medios electrónicos, mediante formularios, casillas no premarcadas u otros mecanismos que permitan demostrar una manifestación del titular. El silencio o la inactividad no serán considerados por sí solos como autorización.
La aceptación de condiciones contractuales o de vinculación y la autorización para el tratamiento de datos podrán registrarse mediante manifestaciones independientes.
21. Prueba de la autorización
Toklip conservará mecanismos que permitan demostrar razonablemente la autorización cuando sea exigible.
Los registros podrán incluir:
- Identidad o datos asociados al titular.
- Texto de la autorización.
- Finalidades informadas.
- Fecha y hora.
- Canal utilizado.
- Versión de la política o aviso aplicable.
- Manifestación del titular.
Los registros podrán conservarse mediante medios físicos o electrónicos mientras resulte necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el tratamiento.
22. Atención de consultas, reclamos y ejercicio de derechos
Toklip atenderá las consultas, solicitudes de actualización o rectificación, reclamos, solicitudes de supresión y revocatorias que presenten los titulares o las personas legalmente legitimadas.
Canal principal: soporte@toklip.com
Teléfono: 310 411 2082
Dirección: Calle 19 A # 14-04 Ciudadela Victoria, Candelaria, Valle del Cauca
La atención será gestionada por Toklip a través de su canal de soporte y protección de datos. Podrá solicitarse la información necesaria para verificar la identidad del titular o la legitimación de quien actúe en su nombre.
23. Procedimiento para consultas
El titular, su causahabiente o persona legitimada podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de Toklip. La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir de forma suficientemente clara la información consultada.
Toklip atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La consulta podrá ser presentada a través de soporte@toklip.com o por los demás canales que Toklip habilite y comunique oficialmente.
24. Procedimiento para reclamos, actualización, rectificación, supresión o revocatoria
Cuando el titular o persona legitimada considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de los deberes aplicables al tratamiento, podrá presentar un reclamo ante Toklip.
El reclamo deberá contener, como mínimo, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, Toklip requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las faltas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado, cuando resulte aplicable.
Una vez recibido un reclamo completo, cuando corresponda se incorporará en la base de datos una leyenda que indique que existe un reclamo en trámite y el motivo de este, dentro del término legal aplicable.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La revocatoria de la autorización o la supresión de datos podrá no proceder cuando exista un deber legal, contractual o una finalidad legítima que exija conservar determinada información durante un período adicional.
25. Seguridad, confidencialidad e incidentes
Toklip procurará implementar medidas administrativas, organizacionales y tecnológicas razonables y proporcionales al tipo de información tratada, entre ellas:
- Limitación de accesos y administración de permisos.
- Uso de credenciales individuales y protección de cuentas.
- Copias de respaldo y procedimientos de recuperación.
- Actualización y mantenimiento razonable de sistemas.
- Restricción de enlaces o archivos compartidos.
- Controles sobre dispositivos y canales de trabajo.
- Gestión y documentación de incidentes.
- Capacitación o instrucciones a las personas con acceso habitual a información personal.
- Conservación de trazabilidad cuando resulte necesaria.
Ningún mecanismo tecnológico permite garantizar un riesgo igual a cero. Toklip procurará actuar diligentemente para prevenir accesos no autorizados, contener incidentes conocidos, documentar las medidas adoptadas y realizar las comunicaciones exigidas por la normativa aplicable cuando corresponda.
26. Conservación y supresión
Los datos personales serán conservados durante el período razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y mientras subsistan obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, documentales, de garantía, seguridad, prevención del fraude o defensa de derechos.
Cumplidas las finalidades y vencidas las obligaciones que justifiquen su conservación, Toklip procederá a eliminar, anonimizar o administrar de manera segura la información, cuando resulte procedente.
La terminación de un servicio o de la vinculación de un técnico no implica la eliminación inmediata de todos los registros cuando todavía existan garantías, pagos pendientes, reclamaciones, obligaciones tributarias, investigaciones, requerimientos legales, necesidades razonables de trazabilidad u obligaciones de conservación documental.
28. Modificaciones y vigencia
La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación oficial por Toklip.
Versión: 1.0
Fecha: Agosto de 2026
Las bases de datos tendrán vigencia durante el tiempo razonablemente necesario para desarrollar las finalidades autorizadas y cumplir las obligaciones legales o contractuales relacionadas.
Toklip podrá modificar esta Política cuando existan cambios legales, tecnológicos, operativos, organizacionales o relacionados con las finalidades del tratamiento. Los cambios sustanciales serán comunicados mediante mecanismos razonables antes de su aplicación cuando ello resulte exigible.
La versión vigente estará disponible permanentemente para consulta a través del sitio web oficial Toklip.com.